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  • Anleitung Mail-Filter-Einstellungen via RoundCube
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Motivation

Seit den späten 1990er wird jede E-Mail-Box mit Spam überflutet. Das ist zwar besser geworden seit Spam-Versender begonnen haben von E-Mail auf andere Kanäle (soziale Medien, SMS usw.) umzusteigen, ist aber immer noch lästig.

Leider wird E-Mail trotzdem immer üblicher, und die Gerichte tendieren dazu E-Mails mit normalen Briefen gleichzustellen - weshalb es juristisch problematisch ist Spam automatisch wegzufiltern.

Wir trauen uns daher selbst bei E-Mails die zu 99,999% Spam sind nicht mehr die ohne explizite Zustimmung des Empfängers wegzufiltern.

Stattdessen bieten wir Ihnen die Möglichkeit Server-seitige Filter einzurichten und versuchen das mit der folgenden Anleitung so einfach als möglich zu machen.

Vorbedingungen

Die folgende Anleitung benutzt ein sieve-management-Plugin unseres neuen Webmailers, RoundCube, um Serverseitige Filterregeln für eingehende E-Mails zu erstellen.

Alternativ dazu kann man auch die Filterfunktionen oder Sieve-Management-Plugins normaler Mailprogramme verwenden - aber man sollte sich für eine Variante entscheiden und die dann beibehalten. Insbesondere die abwechselnde Verwendung verschiedener Sieve-Manager führt in's Chaos.

Der hier beschriebene Variante, das Management von Serverseitigen Sieve-Filter über RoundCube, ist die empfohlene Variante und nur für diese können wir Support leisten.

Diese Variante ist durchaus auch dann sinnvoll wenn man E-Mails normalerweise mit einem normalen Mailprogramm liest, weil man kann ...

  • das was man selber als "sicher Spam" einschätzt gleich am Server entsorgen,
  • das was man als "höchstwahrscheinlich Spam" einschätzt am Server in einen Ordner "WahrscheinlichSpam" leiten und z.B. 1x die Woche auf false positives prüfe und dann leeren
  • eine WhiteList davorschalten damit man E-Mails von der eigenen Bank o.ä. immer erhält, auch wenn das oft Spam oder Phishing ist

Die Anleitung

Achtung: Etwaige Anführungszeichen dienen nur der Abgrenzung in der Anleitung und sind nie in irgendwelche Textfelder einzugeben!

Anmeldung im RoundCube

Also:

  • https://webmail.mailhaus.at/rcm/ ansurfen
  • Benutzername: Mailadresse der Mailbox (analog dem was man im Mailprogramm eingetragen hat)
  • Passwort: Zugehöriges Passwort 
  • Knopf "Anmelden"

Benutzeroberfläche (Skin) auf "Classic" stellen

Leider funktioniert das managesieve-Plugin im Skin "iteg" (eine Variante von "Larry") nicht mehr, daher muss auf "Classic" umgestellt werden:

  • Rechts oben auf "Einstellungen" (Zahnrad-Symbol)
  • Links, in der 1. Spalte ("Einstellungen"), ganz oben auf "Benutzeroberläche"
  • Im Abschnitt "Oberflächendesign" auf die erste Option, "Classic", stellen
  • Unten auf "Speichern"

Filtermanager betreten

  • Rechts oben auf "Einstellungen"
  • Oben 2. Zeile mittig auf "Filter"
  • Hier sollte jetzt in der 2. Spalte "Filter" stehen "Keine Filter gefunden", ausser man hat schon Filter angelegt

Filter 1: WhiteList

Eine WhiteList soll dafür sorgen dass E-Mails mit bestimmten wichtigen Absendern o.ä. auf jeden Fall durchkommen. Z.B. die eigene Hausbank.

Durch dieses "Schlupfloch" rutschen zwar auch immer wieder unerwünschte E-Mails, aber nur wenige.

Als Beispiel wird angenommen dass man E-Mails von "musterbank.at" und E-Mails mit "Urlaub" im Betreff auf jeden Fall erhalten will.

  • In der 2. Spalte ("Filter"), ganz unten auf das grosse graphische +
  • In der 3. Spalte ("Neuer Filter"), Filtername: "WhiteList" eintragen
  • Im Absatz "Filterregeln", Radio-Button "trifft irgendeine der folgenden Regeln" markiert lassen
  • Direkt darunter, für E-Mails von "musterbank.at":
    • Linkes Dropdown auf "Absender" stellen
    • Rechtes Dropdown auf "enthält" stellen
    • im Textfeld daneben "musterbank.at" eintragen
  • Für E-Mails mit "Urlaub" im Betreff:
    • Im Absatz "Filterregeln" ganz rechts neben dem Textfeld auf das graphische +
    • Eine zweite Zeile für eine zweite Bedingung wird erzeugt
    • Linkes Dropdown auf "Betreff" belassen
    • Rechtes Dropdown auf "enthält" stellen
    • Im Textfeld "Urlaub" eintragen (FIXME case!?)
  • Ggfs. eigene bzw. weitere Filterregeln anlegen
  • Im Absatz "Filteraktionen":
  • Linkes Dropdown auf "Verschiebe Nachricht nach" belassen
  • Rechtes Dropdown auf "Posteingang" belassen
  • "Speichern"

Hier als Screenshot, leider im falschen Skin:

.

Filter 2: "sicherer" Spam

Als nächstes werfen wir weg was sicher Spam sein wird, z.B. E-Mails mit Spam-Score 10 oder höher.

  • In der 2. Spalte, "Filter", ganz unten auf das grosse graphische +
  • In der 3. Spalte ("Neuer Filter"):
  • Filtername: "Spam (sicher)" eintragen
  • Im Absatz "Filterregeln", Radio-Button "trifft alle folgenden Regeln" auswählen
  • Zuerst müssen wir sicherstellen dass negative Spam-Score nichts triggert:
  • Linke Dropdown auf "Anderer Header" stellen
  • Direkt daneben in Textfeld "X-Spam-Score" eintragen (oder auf ? darunter klicken und "X-Spam-Score" auswählen)
  • Rechte Dropbox auf "enthält nicht"
  • Textfeld auf "-".
  • Ganz rechts neben dem Textfeld auf das graphische +
  • Eine zweite Zeile für eine zweite Bedingung wird erzeugt, wo wir die numerische Prüfung machen
  • Linke Dropdown auf "Anderer Header" stellen
  • Direkt daneben in Textfeld "X-Spam-Score" eintragen (oder auf ? darunter klicken und "X-Spam-Score" auswählen)
  • Rechte Dropbox auf "weitere Optionen"
  • Darunter, "Operator" auf "Wert ist mindestens" stellen
  • "Komparator" auf "zahlenmäßige Übereinstimmung" stellen
  • "Test-Zeichenkette" z.B. auf "10" (nur ganze Zahlen verwenden!)
  • Im Absatz "Filteraktionen":
  • Linkes Dropdown auf "Verwerfe Nachricht" stellen
  • "Speichern"

Hier als Screenshot, leider im falschen Skin:

Filter 3: vermuteter Spam

Als letztes schieben wir E-Mails die vermutlich Spam sind, z.B. solche mit Spam-Score 5 oder höher, in einen Folder "Spam" den wir künftig wöchentlich via Webmail durchschauen.

Zunächst müssen wir einen Server-seitigen Ordner anlegen:

  • Links in 1. Spalte ("Einstellungen") auf "Ordner"
  • In der 2. Spalte "Ordner" ganz unten auf das grosse graphische +
  • In der 3. Spalte "Ordnereigenschaften":
  • Ordnername "Spam" (oder "MayBeSpam" o.ä.)
  • "Eltern" auf "—" belassen.
  • "Speichern"

Jetzt können wir das als Ziel für eine Regel verwenden die eben wahrscheinlichen Spam dort hineinschiebt:

  • Links in 1. Spalte ("Einstellungen") auf "Filter"
  • In der 2. Spalte, "Filter", ganz unten auf das grosse graphische +
  • In der 3. Spalte ("Neuer Filter"):
  • Filtername: "Spam (vermutlich)" eintragen
  • Im Absatz "Filterregeln", Radio-Button "trifft alle folgenden Regeln" markiert lassen
  • Zuerst müssen wir sicherstellen dass negative Spam-Score nichts triggert:
  • Linke Dropdown auf "Anderer Header" stellen
  • Direkt daneben in Textfeld "X-Spam-Score" eintragen (oder auf ? darunter klicken und "X-Spam-Score" auswählen)
  • Rechte Dropbox auf "enthält nicht"
  • Textfeld auf "-".
  • Ganz rechts neben dem Textfeld auf das graphische +
  • Eine zweite Zeile für eine zweite Bedingung wird erzeugt, wo wir die numerische Prüfung machen
  • Linke Dropdown auf "Anderer Header" stellen
  • Direkt daneben in Textfeld "X-Spam-Score" eintragen (oder auf ? darunter klicken und "X-Spam-Score" auswählen)
  • Rechte Dropbox auf "weitere Optionen"
  • Darunter, "Operator" auf "Wert ist mindestens" stellen
  • "Komparator" auf "zahlenmäßige Übereinstimmung" stellen
  • "Test-Zeichenkette" z.B. auf "5" (nur ganze Zahlen verwenden!)
  • Im Absatz "Filteraktionen":
  • Linkes Dropdown auf "Verschiebe Nachricht nach" stellen
  • Rechtes Dropdown auf "Spam" stellen
  • "Speichern"

Hier als Screenshot, leider im falschen Skin:

Anmerkungen und Tips

Keine Umlaute

Bei Filtern mit Textsuche ist es besser auf Umlaute zu verzichten, Umlaute in Mail-Headern sind eine Wissenschaft.

Gross- und Klein-Buchstaben

Text-Filter, z.B. "enthält" oder "enthält nicht", unterscheiden nicht nach Gross- bzw. Kleinbuchstaben. 



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